INSTRUÇÃO NORMATIVA STC/MA Nº 002, DE 05 DE MAIO DE 2016.



Área de Interesse: Controle Interno

Órgão: SEC. DE ESTADO DA TRANSPARENCIA E CONTROLE


Institui o Sistema Interno de Supremacia - SUPREMA como sistema eletrônico de gerenciamento de informações acerca de processos de tomada de contas especial instaurados no âmbito do Poder Executivo do Estado do Maranhão e dá outras providências. Revogada pela INSTRUÇÃO NORMATIVA STC/MA Nº 001, DE 14 DE MAIO DE 2018.


INSTRUÇÃO NORMATIVA STC/MA Nº 002, DE 05 DE MAIO DE 2016.

Institui o Sistema Interno de Supremacia - SUPREMA como sistema eletrônico de gerenciamento de informações acerca de processos de tomada de contas especial instaurados no âmbito do Poder Executivo do Estado do Maranhão e dá outras providências.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE TRANSPARÊNCIA E CONTROLE DO MARANHÃO, no uso das atribuições que lhe conferem os artigos 50, e 69, inciso II, da Constituição do Estado do Maranhão e os artigos 2º, inciso XVI, 5º, inciso XXVII e 6º, § 2º, inciso VII, da Lei nº 10.204, de 23 de fevereiro de 2015,

RESOLVE:

Art. 1º A presente Instrução Normativa institui o Sistema Interno de Supremacia - SUPREMA como sistema eletrônico de gerenciamento de informações acerca de processos de tomada de contas especial, de uso obrigatório por todos os órgãos do Poder Executivo do Estado do Maranhão.

Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se tomada de contas especial o processo administrativo devidamente formalizado, com rito próprio, que objetiva apurar a responsabilidade daquele que der causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte dano à administração pública, com a apuração de fatos, quantificação do dano, identificação dos responsáveis e obtenção do respectivo ressarcimento.

Art. 3º A Secretaria de Estado de Transparência e Controle - STC/MA é o órgão definido como Gestor do Sistema, sendo responsável pelo gerenciamento, controle e suporte aos usuários.

Parágrafo único. A Corregedoria Geral do Estado e a Secretaria Adjunta de Transparência, órgãos da STC/MA, serão os setores responsáveis, respectivamente, pelo gerenciamento do uso do sistema (suporte aos usuários, controle e treinamentos) e pela manutenção técnica (tratamento de instabilidades, correção de erros e melhorias no sistema).

Art. 4º Subordinam-se ao regime desta Instrução Normativa todos aqueles que, no âmbito do Poder Executivo do Estado do Maranhão, por força de atos normativos do Tribunal de Contas da União ou do Tribunal de Contas do Estado do Maranhão ou estejam obrigados a instaurar processos de tomada de contas especial.

Art. 5º O credenciamento eletrônico do usuário no SUPREMA será realizado pela STC/MA, que disponibilizará usuário e senha mediante o encaminhamento de ofício pelo titular do órgão, informando os dados descritos no art. 6º.

§1º A senha inicial será remetida ao endereço eletrônico cadastrado, devendo ser alterada no primeiro acesso.

§2º A senha tratada no parágrafo anterior será personalíssima, sigilosa e intransferível, sendo seu uso de inteira responsabilidade do servidor público cadastrado.

Art. 6º O usuário será cadastrado no SUPREMA com os seguintes dados, que deverão ser informados no ofício encaminhado pelo órgão que solicitar o cadastramento ou fornecido pelo próprio servidor, quando solicitado pela STC/MA:

I - Nome do usuário;

II - Documento do Cadastro de Pessoa Física - CPF;

III - Matrícula do Servidor;

IV - endereço eletrônico (e-mail);

V - Telefone para contato;

VI - Órgão Vinculado.

§1.º O credenciamento do usuário será indeferido caso não sejam preenchidos todos os dados solicitados no caput.

§2.º Após o credenciamento, o servidor público deverá observar as regras do SUPREMA, podendo ser responsabilizado pelo uso indevido do sistema, nas esferas administrativa, civil e/ou penal.

Art. 7º O acesso ao SUPREMA será realizado de forma individualizada por servidor, através da internet, acessando a página oficial da STC/MA no endereço http://www.stc.ma.gov.br, na opção "Sistemas STC", digitando em seguida o usuário e senha fornecidos pela STC/MA.

Art. 8º O acesso do usuário dar-se-á de acordo com os perfis a seguir definidos:

I - administrador: acesso irrestrito ao sistema, de uso exclusivo da STC/MA;

II - usuário do sistema: utilizável por todos os membros das Comissões destinando-se à inserção dos dados solicitados vinculados aos órgãos pelos quais está cadastrado;

III - auditor: concedido aos Auditores do Estado para a introdução de dados relativos a Auditoria.

Parágrafo Único. Poderão ser criados outros perfis, desde que a demanda seja devidamente justificada e autorizada pelo Secretário de Estado de Transparência e Controle.

Art. 9º O banco de dados conterá o registro eletrônico das seguintes informações:

I - órgão responsável pela instauração da tomada de contas especial;

II - dados da comissão, se específica ou permanente;

III - tipo da tomada de contas especial, se geral ou simplificada;

IV - número do processo da tomada de contas especial;

V - número do processo originário;

VI - data da instauração;

VII - dados da Portaria de constituição da comissão, contendo a numeração e data de publicação no Diário Oficial do Estado do Maranhão;

VIII - dados do objeto da tomada de contas especial contendo tipo, número e valor;

IX - partes envolvidas contendo, nome ou razão social, além de seus respectivos números de CPF ou CNPJ;

X - dados dos membros da comissão (presidente, membros e secretário);

XI - dados complementares contendo providências preliminares e observações;

XII - documentos referentes à formalização;

XIII - dados da auditoria, podendo ser emitidos relatório e certificado de auditoria ou relatório inconclusivo;

XIV - dados da finalização do processo, indicando a data de conclusão, valor a ser devolvido e o tipo de tomada de contas especial.

Art. 10. Serão anexados ao SUPREMA, exclusivamente em formato Portable Document Format - PDF, os seguintes documentos:

I - portaria de constituição da Comissão;

II - ficha de qualificação dos responsáveis;

III - termo formalizador da avença;

IV - demonstrativo financeiro do débito;

V - notificação expedida relativa à cobrança;

VI - documentos para instauração;

VII - relatório do tomador de contas especial;

VIII - cópia do Relatório da Comissão de Sindicância, se houver.

Art. 11. O servidor responsável pelo cadastro e alimentação de informações de cada processo de tomada contas especial no SUPREMA deverá:

I - certificar-se da necessidade do procedimento, verificando a presença de despacho do respectivo Secretário de Estado ou Dirigente Máximos do órgão ou entidade da administração pública direta ou indireta ao qual está vinculado; e,

II - cadastrar as informações obrigatórias requeridas pelo SUPREMA.

Art. 12. Não será permitida a retirada de documentos lançados no SUPREMA, salvo expressa autorização do Secretário de Estado ou do Dirigente máximo dos órgãos ou entidades da administração pública direta ou indireta, que deverá ser certificada nos autos do processo físico de tomada de contas especial.

Art.13. Os dados informados no SUPREMA serão devidamente confrontados com os constantes na documentação física encaminhada para a STC/MA, que verificará a legitimidade e propriedade dos documentos, no ato da realização da análise pela auditoria.

Art. 14. Constatada qualquer inconsistência, omissão ou erro nas informações prestadas, ou ainda, insuficiência da documentação comprobatória, que impeça a validação do cadastro, o responsável será comunicado para regularização das pendências no prazo de 10 (dez) dias, a contar do retorno do processo de Tomada de Contas Especial.

Art. 15. As informações fornecidas para o cadastro serão de responsabilidade do usuário e consideradas como verdadeiras para a realização da análise pela STC/MA.

Art. 16. Os documentos físicos deverão tramitar concomitantemente com os dados eletrônicos lançados no SUPREMA.

Art. 17. São deveres dos usuários do SUPREMA:

I - promover a adequada utilização do sistema em sua unidade, abstendo-se de utilizá-lo para troca de mensagens, recados ou assuntos de interesse pessoal;

II - guardar sigilo sobre os fatos ou informações de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvados aquelas de acesso público;

III - zelar pelo uso personalíssimo do acesso individualizado fornecido pelo administrador do sistema quando da sua utilização;

IV - comunicar à STC/MA qualquer mudança percebida em privilégios de acesso ao sistema;

V - evitar a impressão de documentos digitais desnecessários, zelando pela economicidade e pela responsabilidade socioambiental;

VI - assinar documentos apenas se tiver competência legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo e com a sua unidade de locomoção;

VII - participar dos programas de capacitação referente ao sistema;

VIII - disseminar em sua unidade o conhecimento nas ações de capacitação relacionadas ao sistema;

IX - comunicar à STC/MA eventuais erros, funcionamento inadequado ou indisponibilidade do sistema.

Art. 18. O Secretário de Estado ou o Dirigente Máximo dos demais órgãos ou entidades da administração pública direta e indireta serão corresponsáveis pelo cadastramento dos processos de tomadas de contas especiais no SUPREMA.

Art. 19. O manual para utilização do SUPREMA está disponível na página eletrônica da STC/MA, através do sítio http://www.stc.ma.gov.br, na seção Manuais, bem como internamente pelo próprio sistema.

Art. 20. Os processos e documentos findos no SUPREMA permanecerão arquivados eletronicamente, e os autos do processo físico correspondentes permanecerão no órgão ou entidade, à disposição dos órgãos de controle, ou encaminhados ao órgão de controle externo, segundo dispuser os respectivos atos normativos.

Art. 21. A partir da data de implantação do SUPREMA, todos os processos de tomadas de contas especial deverão ser obrigatoriamente cadastrados, sob pena de responsabilização disciplinar do servidor, sem prejuízo de outras sanções administrativas, cíveis ou criminais.

Art. 22. O cadastro inicial do processo de tomada de contas especial no SUPREMA deverá ocorrer até 10 (dez) dias após a instauração do procedimento, bem assim todo a sua tramitação, no mesmo prazo, a contar da prática de cada ato processual.

Art. 23. A STC/MA terá o prazo de 30 (trinta) dias para a emissão do relatório e do parecer de auditoria, contados a partir do recebimento dos autos físicos do processo de tomada de contas especial no protocolo da STC/MA, desde que tenha havido a remessa eletrônica do processo pelo SUPREMA e que não haja pendências a serem sanadas, caso em que o prazo será contado a partir do seu início após saneado o processo.

Art. 24. O cumprimento desta Instrução Normativa não exclui a necessidade de cumprimento das exigências previstas em outros atos normativos, em especial oriundos do Tribunal de Contas da União ou do Tribunal de Contas do Estado do Maranhão, conforme o caso se tratar de danos também à administração pública federal ou exclusivamente à administração pública estadual.

Parágrafo único. O responsável pela instauração do processo de tomada de contas especial e a comissão constituída deverão observar, no trâmite dos processos, os prazos fixados nos atos normativos do Tribunal de Contas da União ou do Tribunal de Contas do Estado do Maranhão, devendo encaminhar os autos do processo à STC/MA com a antecedência necessária a observância do prazo máximo previsto no art. 23 para a emissão do relatório e do parecer de auditoria, sendo exclusivamente responsáveis perante  os órgãos de controle externo em caso de desídia.

Art. 25. Os casos omissos serão resolvidos pelo Secretário de Estado de Transparência e Controle.

Parágrafo único. A competência prevista no caput poderá ser objeto de delegação, mediante portaria do Secretário de Estado de Transparência e Controle.

Art. 26. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

DÊ-SE CIÊNCIA, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE. SECRETARIA DE ESTADO DE TRANSPARÊNCIA E CONTROLE, EM SÃO LUÍS, 05 DE MAIO DE 2016.

RODRIGO PIRES FERREIRA LAGO

Secretário de Estado de Transparência e Controle